Online ubytovací kniha: evidence hostů bez papírování

Co online ubytovací kniha řeší

Ubytovatel potřebuje propojit pobyt s údaji ubytovaných osob a uchovat záznamy přehledně a chronologicky. U cizinců na evidenci navazuje také oznámení Policii ČR. Konkrétní zákonné povinnosti se liší podle typu ubytování a hosta, proto je ověřujte u příslušných úřadů.

UbyHost soustředí rezervace, formuláře hostů, domovní knihu a odpovědi UbyPortu do jednoho pracovního postupu. Neprovádí výpočet místního poplatku z pobytu a na veřejné stránce tuto funkci ani neslibuje.

Rezervace se objeví z kalendáře

iCal export z Airbnb, Booking.com nebo jiného rezervačního portálu předá datum příjezdu a odjezdu. UbyHost díky tomu ví, že se pobyt blíží. Kalendář obvykle nepředává jméno, e-mail ani počet hostů.

Host vyplní údaje před příjezdem

Každé ubytování má stálý soukromý odkaz, který lze vložit do zprávy hostům. Host si vybere svůj pobyt, vyplní potřebné údaje a formulář podepíše. Ubytovatel tak nemusí údaje znovu přepisovat.

UbyHost nepřijímá nové fotografie pasů. Formulář sbírá textové údaje potřebné pro evidenci a hlášení; doklad lze případně ověřit osobně.

Fronta ukáže, čemu věnovat pozornost

Místo procházení tabulek vidíte pobyty, kde formulář chybí, čeká na podpis nebo je připravený k odeslání. U hotových hlášení zůstává doručenka a technická odpověď UbyPortu.

Na co myslet při výběru systému

Ověřte si, odkud systém získává rezervace, jak hosté opravují údaje, zda rozlišuje české a zahraniční hosty, jak chrání přístup k formulářům a zda po odeslání uchovává skutečný doklad o přijetí.